Transmission des ordonnances par le Webfax d'un DMÉ
Le pharmacien qui reçoit une ordonnance doit s'assurer de sa légalité en vérifiant la conformité de son contenu, ainsi que son authenticité. Mais comment vérifier cette authenticité compte tenu des différentes façons de transmettre des ordonnances par télécopieur et, selon la modalité choisie, des différents types de signature requise (manuscrite, électronique/numérique)?
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Dernièrement, des pharmaciens nous ont interpellés puisque, lors d’audits, ils ont été confrontés à des ordonnances jugées non conformes, notamment en lien avec une possible non-conformité de la signature du prescripteur. Ce problème a été rapporté, par exemple, lorsqu’il était difficile pour le pharmacien d’identifier le mode de transmission de l’ordonnance : était-ce une ordonnance en format papier faxée d’un télécopieur ou une ordonnance envoyée par le WebFax (télécopie internet, e-fax, etc.) d’un DMÉ certifié ? La différence est importante, notamment quant au type de signature requise de la part du prescripteur.
Voici un rappel des bonnes pratiques et l’annonce d’une nouveauté qui permettra d’aider les professionnels de la santé à valider une ordonnance.
Télécopie d’une ordonnance en format papier
Une ordonnance transmise par télécopie à partir d’un format papier doit être signée de la main du prescripteur pour être valide, et ce même si elle a été générée par un dossier médical électronique (DMÉ) avant d’être imprimée et qu’elle comporte les éléments d’une signature électronique (nom, numéro, etc.).
Rappelons qu’une signature électronique permet de vérifier aisément l’identité du prescripteur uniquement si la transmission est réalisée de façon électronique de bout en bout (par le biais d’un WebFax inclus dans un DMÉ, par exemple).
Télécopie à partir d’un DMÉ certifié
Une ordonnance transmise par le WebFax d’un DMÉ certifié par le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) n’a pas besoin d’une signature manuscrite, car le prescripteur peut être authentifié à partir des éléments de sa signature électronique fournis par son DMÉ.
C’est particulièrement ce type de transmission qui n’est pas toujours facile à reconnaître pour un pharmacien. Afin de pallier cette difficulté, le Collège des médecins du Québec (CMQ), l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ) et l’Ordre des pharmaciens du Québec (OPQ) ont rencontré des compagnies de DMÉ, de même que le bureau de certification du MSSS. Il a été convenu que ce type de transmission sera, à partir de février 2025, identifié par une inscription équivalente à « Transmis par WebFax ».
Notez que la mention « Imprimé le », que l’on retrouve sur certains documents envoyés à partir d’un DMÉ certifié, signifie que le document a été généré à cette date, et pas nécessairement qu’il a été imprimé sur papier.
Pour connaître la liste des DMÉ certifiés par le MSSS, consultez la page Certification des produits et services technologiques.
Télécopie infonuagique du MSSS
Une ordonnance transmise par le service de télécopie infonuagique du MSSS ne requiert pas de signature manuscrite, car les coordonnées de l’expéditeur et son accès au courriel sécurisé (ex. : l’adresse de courriel .med) permettent d’identifier le prescripteur et d’authentifier l’ordonnance. Ce type de transmission est bien spécifié sur le document envoyé au pharmacien.
Conclusion
Afin de permettre de mieux identifier le mode de transmission d’une ordonnance, une mention spécifiant qu’elle a été transmise par le WebFax d’un DMÉ certifié sera ajoutée au document dès le mois de février 2025.
Pour de plus amples informations, consultez les documents suivants :
Les auteurs remercient les personnes et les ordres professionnels qui ont participé à la rédaction de ce document en partageant leurs compétences et leur expertise : l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ) et l’Ordre des pharmaciens du Québec (OPQ)
Dans cette publication, le masculin est utilisé sans préjudice et seulement pour faciliter la lecture.