Renseignements de santé et de services sociaux : tenue de registre et journalisation

LRSSS

La Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (LRSSS), entrée en vigueur le 1^er juillet 2024, s’applique à l’ensemble des organismes du secteur de la santé et des services sociaux qui détiennent de tels renseignements. À titre d’exemple, sont considérés comme des organismes du secteur de la santé et des services sociaux :

• Santé Québec;
• les établissements de santé et de services sociaux et la Régie régionale de la santé et des services sociaux du Nunavik;
• un cabinet privé de professionnel au sens de la Loi sur la gouvernance du système de santé et de services sociaux (LGSSSS) (ex. : cabinet de médecins, pharmacie communautaire, etc.);
• un centre médical spécialisé au sens de la LGSSSS;
• une ressource intermédiaire ou une ressource de type familial au sens de la LGSSSS;
• une maison de soins palliatifs au sens de la Loi concernant les soins de fin de vie (RLRQ, chapitre S-32.0001).

La LRSSS a pour objectif principal de renforcer la protection des renseignements de santé et de services sociaux, tout en facilitant leur circulation sécurisée dans le réseau.

Elle définit à son article 2 ce qui constitue un renseignement de santé et de services sociaux. Cette définition comprend notamment le contenu du dossier médical et hospitalier, l’historique de soins et d’interventions, le diagnostic et le plan de traitement, de même que l’identité du prestataire d’un service de santé.

Afin de veiller à la protection des renseignements de santé et de services sociaux, la loi prévoit notamment de nouvelles exigences en matière d’accès, d’utilisation et de communication de ces renseignements. Plus précisément, elle oblige, depuis son entrée en vigueur, les organismes du secteur de la santé et des services sociaux à tenir un registre des communications de ces renseignements en attendant que l’obligation de journalisation des accès entre en vigueur.

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Tenue d’un registre

Un organisme doit détenir un registre dans lequel il inscrit toutes les communications de renseignements qu’il détient, sauf les communications de renseignements aux personnes concernées par ceux-ci ou à certaines personnes leur étant liées. Le registre doit comprendre les éléments suivants :

• la nature ou le type de renseignements concernés par la communication;
• la personne ou le groupement ayant reçu la communication;
• la finalité et la justification de cette communication.

Cette obligation s’applique à l’organisme qui communique le renseignement à un autre organisme, et non pas à l’organisme qui formule la demande d’accès.

Quelle forme doit prendre le registre?

La loi ne précise pas la forme du registre. Il n’est donc pas nécessaire de créer un document distinct. L’essentiel est que les éléments exigés puissent être extraits sur demande.

Par ailleurs, il incombe de rappeler qu’en vertu de son Code de déontologie et du Règlement sur les dossiers cliniques, les lieux d’exercice et la cessation d’exercice d’un médecin, le médecin a également l’obligation de consigner ou de s'assurer que soient consignées au dossier clinique certaines informations précises lorsqu’il communique des renseignements à une personne tierce.

La journalisation : une obligation à venir

L’article 103 de la LRSSS entrera en vigueur à une date ultérieure, qui est pour l’heure inconnue. Il imposera aux organismes l’obligation de journaliser tous les accès aux renseignements qu'ils détiennent ou toutes les autres utilisations de ces renseignements faites par tout membre de leur personnel et par tout professionnel qui exerce au sein de l’organisme (y compris les apprenants et les stagiaires). Cela vaudra aussi pour l’ensemble des communications de tels renseignements.

Cette journalisation doit permettre de savoir quel renseignement a fait l’objet d’un accès, d’une communication ou d’une autre utilisation, qui y a accédé ou l’a autrement utilisé ou qui en a reçu la communication. La journalisation permet aussi de connaître la date et l’heure de cet accès, de cette utilisation ou de cette communication. C'est le pendant du droit de toute personne à être informée du nom de toute personne ou de tout groupement qui ont accédé à un renseignement détenu par un organisme la concernant, ou de toute personne ou de tout groupement qui l'ont utilisé ou qui en ont reçu la communication. 

Communication de renseignements personnels non visés par la LRSSS

Les renseignements personnels qui ne relèvent pas de la LRSSS sont régis par d’autres lois, notamment :

• la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé;
  et
• la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

Il y a lieu de se référer aux exigences de celles-ci en cas de communication d’un renseignement personnel.

Sources

• Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (LRSSS), art. 2, 4, 103 et 265;
• Code de déontologie des médecins, art. 20 et 21;
• Règlement sur les dossiers, les lieux d’exercice et la cessation d’exercice d’un médecin, art. 5 par 17;
• Guide de référence du ministère de la Santé et des Services sociaux sur la Loi sur les renseignements de santé et services sociaux.

Publication de la page : Juin 2026