Solutions technologiques pour la tenue des dossiers cliniques : quelles sont vos obligations?

Note : Dans cette publication, le masculin est utilisé sans préjudice et seulement pour faciliter la lecture.

Utilisation d’un support technologique

Le Règlement sur les dossiers cliniques, les lieux d’exercice et la cessation d’exercice d’un médecin prévoit que tout médecin constitue, tient, détient et maintient un seul dossier clinique par patient et par lieu d’exercice, peu importe le mode de consultation.

À compter du 1^er janvier 2027, les médecins exerçant hors établissement devront utiliser une solution technologique répondant aux exigences de certification applicables pour toute nouvelle inscription au dossier clinique.

Cette obligation vise l’ensemble des médecins exerçant hors établissement, y compris les médecins spécialistes exerçant en cabinet privé, peu importe leur champ d’exercice. 

Le recours à une solution technologique certifiée vise notamment à renforcer la protection des renseignements de santé et à soutenir une tenue rigoureuse des dossiers cliniques.

DMÉ ou autre solution technologique?

Une solution technologique certifiée n’est pas nécessairement un dossier médical électronique (DMÉ). Le DMÉ est une solution technologique qui offre un ensemble de fonctionnalités et de services cliniques déterminés : c’est une solution développée initialement pour les médecins exerçant en médecine de famille.

À l’heure actuelle, seuls les DMÉ disposent d’un processus de certification de leurs fonctionnalités cliniques. Ce processus étant propre aux DMÉ, des travaux sont en cours afin de développer des exigences de certification des fonctionnalités cliniques adaptées aux autres solutions technologiques utilisées pour la tenue des dossiers.

Nouvelles inscriptions au dossier

À compter du 1^er janvier 2027, seules les nouvelles inscriptions devront être consignées au moyen d’une solution technologique répondant aux exigences de certification applicables.
Le règlement n’exige donc pas que les renseignements déjà consignés dans un dossier en format papier soient transférés dans une solution technologique. Les médecins doivent toutefois continuer d’en assurer la conservation et l’accessibilité conformément à leurs obligations.

Médecins inscrits au tableau depuis au moins 35 ans

Une mesure transitoire particulière s’applique aux médecins qui, le 11 juillet 2024 :

• exerçaient seuls;
• étaient inscrits au tableau de l’ordre depuis au moins 35 ans.

Ces médecins ont jusqu’au 1^er janvier 2030 pour transitionner vers une solution technologique certifiée.

Aucune autre mesure transitoire individuelle n’est prévue. Par conséquent, l’intention de cesser d’exercer ou de prendre sa retraite avant 2030 ne permet pas, à elle seule, de bénéficier de cette mesure.

Accompagnement pendant la transition

Le Collège privilégie une approche d’accompagnement, afin de soutenir les médecins dans la transition vers des solutions technologiques certifiées.

À compter du 1^er janvier 2027, les médecins devront s’assurer que la solution technologique qu’ils utilisent :

• détient une certification TGV relative à la sécurité;
• ou fait l’objet de démarches entreprises par son fournisseur en vue d’obtenir cette certification.

Lorsque les exigences de certification relatives aux fonctionnalités cliniques auront été établies et rendues accessibles aux autres solutions technologiques, celles-ci devront également s’y conformer.

Comment vérifier la certification de la solution choisie?

Pour connaître l’état de certification de la solution technologique qu’ils utilisent, les médecins devraient dès maintenant :

• vérifier si cette solution figure dans la liste des applications et solutions technologiques certifiées par Santé Québec;
• si elle n’y figure pas, vérifier auprès de leur fournisseur si des démarches ont été entreprises pour obtenir cette certification.

Lorsque les exigences relatives à la certification des fonctionnalités cliniques des autres solutions technologiques seront établies, des renseignements supplémentaires seront communiqués aux médecins et aux fournisseurs.

Pour de plus amples informations sur la certification, les exigences applicables et le rôle du Bureau de certification de Santé Québec, consulter la page suivante : Certification des produits et services technologiques.

Références

• Articles 1, 7 à 10, 13 et 47 du Règlement sur les dossiers cliniques, les lieux d’exercice et la cessation d’exercice d’un médecin.
• Applications et solutions technologiques certifiées par Santé Québec.

Mise à jour : Novembre 2026