Le médecin et l’utilisation des courriels

1. Échanges de courriels entre un médecin et un autre membre de l’équipe de soins (à l’exclusion du patient)

Pour toute communication contenant des renseignements personnels et de santé, il est recommandé d’utiliser une adresse courriel sécurisée conforme aux normes de cybersécurité du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), telles que les adresses courriel .med et les autres adresses du réseau (ex : @ssss.gouv.qc.ca, @chudequebec.ca). Les médecins qui participent au régime public de santé et qui ne possèdent pas d’adresse réseau devraient consulter ce document : Comment activer mon adresse ".med".

Échanges entre deux adresses courriel du réseau : L’échange se déroule dans l’environnement sécuritaire du MSSS/RSSS. Le consentement du patient pour utiliser ce mode de communication n’est alors pas nécessaire.

Échanges entre un courriel du réseau et une adresse hors réseau : Si un médecin possède une adresse réseau, mais que ce n’est pas le cas du destinataire, il peut utiliser son courriel .med en appliquant une couche de chiffrement supplémentaire approuvé par le MSSS. Pour de plus amples informations à ce propos, il suffit de consulter le document Directives sur l'utilisation sécuritaire des outils de collaboration par les médecins, dans le site Web Télésanté Québec. Avant d’utiliser ce mode de communication, il est cependant nécessaire d’obtenir le consentement du patient dont les informations sont présentes dans ce type d’échange de courriels.

Échanges sans adresse courriel du réseau : Aux médecins qui ne participent pas au régime public, il est recommandé de privilégier un outil certifié par le Bureau de certification de Santé Québec¹, ou de consulter un expert en cybersécurité pour veiller à ce que les communications par courriel soient conformes aux exigences légales en vigueur au Québec en matière de protection des renseignements de santé. En attendant le résultat de ces actions, l’envoi d’un document protégé par un mot de passe est possible. Le mot de passe doit être partagé avec le destinataire par une modalité de communication autre que le courriel (ex. : par téléphone, de vive voix). Le consentement du patient est requis avant d’utiliser ce mode de communication.

2. Échanges de courriels entre un médecin (ou sa clinique) et un patient

Idéalement, il est recommandé d’utiliser un portail patients pour communiquer avec sa patientèle. Pour de plus amples informations à ce propos, il suffit de consulter cette page Web. En l’absence d’une messagerie sécurisée, l’utilisation des courriels est possible.

En savoir plus sur les portails patients

En tout temps, le consentement du patient est nécessaire lorsque celui-ci est le destinataire du courriel. On pourrait déduire que le patient qui envoie librement un courriel à son médecin consent implicitement aux communications électroniques, mais il n’en est rien. Il incombe au médecin de s’assurer que chaque patient a bien compris les tenants et aboutissants de l’utilisation des courriels.

Le médecin devrait éviter de joindre un patient au moyen d’une adresse électronique correspondant à un compte détenu par une personne tierce (ex. : courriel de son employeur, de son institution d’enseignement ou de sa famille), à moins que le patient y ait consenti.

Échanges entre un patient et un médecin ou sa clinique avec une adresse réseau : Un médecin peut envoyer un courriel à un patient en utilisant son adresse réseau MSSS/RSSS (ex. : .med) et en appliquant une couche de chiffrement supplémentaire approuvé par le MSSS. Pour de plus amples informations à ce propos, il suffit de consulter les Directives sur l'utilisation sécuritaire des outils de collaboration par les médecins, dans le site Web Télésanté Québec.

Échanges entre un patient et un médecin ou sa clinique sans adresse réseau : Aux médecins/cliniques qui n’ont pas d’adresse réseau, il est recommandé de privilégier un outil certifié par le Bureau de certification de Santé Québec² ou de consulter un expert en cybersécurité pour veiller à ce que les communications par courriel soient conformes aux normes de cybersécurité du MSSS /Santé Québec. En attendant le résultat de ces actions, l’envoi d’un document protégé par un mot de passe est possible. Le mot de passe doit être partagé avec le destinataire par une modalité de communication autre que le courriel (ex. : par téléphone, de vive voix). Le consentement du patient concerné est requis avant d’utiliser un tel mode de communication.

3. Principes généraux et bonnes pratiques

Adresse courriel

Le médecin doit toujours utiliser une adresse courriel professionnelle dédiée et donc distincte de son adresse courriel personnelle, avec évidemment des listes de contacts distinctes.

Le médecin ne doit pas utiliser une adresse de type grand public (ex. : Gmail, Hotmail, Vidéotron, etc.) pour communiquer avec un patient ou un membre de l’équipe de soins, car elles ne sont pas considérées comme sécuritaires pour transmettre des renseignements personnels, incluant des informations cliniques concernant un patient.

Le médecin doit faire attention à ne pas activer les options de partage de courriels entre un dispositif utilisé à des fins professionnelles et d’autres dispositifs personnels (ex. : téléphone, tablette électronique, ordinateur, disque dur externe, stockage en ligne [nuage], etc.). Il ne faut donc pas activer la synchronisation automatique des courriels professionnels vers le nuage d’un appareil personnel. Pour de plus amples informations sur les bonnes pratiques dans un environnement technologique, il suffit de consulter le document d’information à ce sujet  (à venir).

Information à partager lors de l’obtention du consentement du patient

Avant d’utiliser le courriel avec un patient, le médecin ou un membre de son équipe doit s’assurer que le patient consent à ce mode de communication. Ce consentement peut être obtenu par écrit ou verbalement. Dans ce dernier cas, une mention attestant de l’obtention du consentement doit être versée au dossier clinique. Afin d’obtenir un consentement éclairé, le patient doit être informé des risques et bénéfices liés à l’usage des courriels, notamment : erreur de transmission ou de réacheminement, interception, difficulté de s’assurer de l’identité de la personne qui envoie ou qui reçoit le courriel, etc.

Le patient doit également être informé :

• des personnes qui auront accès au contenu des communications électroniques le concernant (ex. : personnel administratif, personnel infirmier en GMF, médecins);

• de la conservation de ses courriels dans son dossier médical;

• des délais de réponse;

• des sujets qui peuvent ou non être abordés et des limites de ce mode d’échange (ex. : les courriels ne constituent pas un mode de communication adéquat en situation d’urgence ou lorsqu’un sujet sensible³ est abordé).

Tenue des dossiers

Les courriels échangés avec un patient doivent être versés à son dossier médical, sauf s’ils concernent une activité purement administrative (ex. : rappel de rendez-vous, etc.). Lorsqu’un médecin reçoit, par courriel, l’avis d’un autre professionnel au sujet d’un patient, cet avis doit aussi être ajouté au dossier, sauf si les informations transmises n’ont pas de pertinence clinique. Si un courriel pertinent ne peut être intégré au dossier du patient concerné, un résumé de son contenu doit alors être inscrit dans une note d’évolution au dossier. 

Tenue de cabinet

Le médecin doit s’assurer de connaître ses obligations en matière de protection des renseignements personnels et de les partager avec son équipe de travail. Si le médecin utilise des outils d’intelligence artificielle (IA) pour gérer ses courriels, il doit s’assurer que ceux-ci tiennent également compte de ces obligations.

Une procédure sur l’utilisation des courriels (tri selon destinataire, action en cas d’absence du destinataire, utilisation d’un langage professionnel, etc.) devrait être écrite et diffusée à tout le personnel de la clinique.

Transmission de photos de patients

Lorsque le médecin demande à un patient de lui transmettre des photographies, il doit s’assurer que leur envoi s’effectue par le moyen technique le plus sécuritaire possible, ex. : au moyen d’une messagerie sécurisée/portail patients ou par courriel avec un fichier photographique protégé par un mot de passe. Ce mot de passe doit être communiqué par une autre modalité de communication que le courriel. Le consentement du patient est toujours requis.

Lorsque de tels outils technologiques ne sont pas disponibles, il reste possible pour le patient d’acheminer une photographie au médecin, à condition que :

• le médecin juge que la photographie est essentielle à sa démarche clinique;

• que le patient soit informé que la photographie doit être strictement limitée à la région concernée par le problème clinique.

• le médecin a bien informé le patient des risques plus importants d’incident de confidentialité en l’absence d’un moyen de communication sécurisé.

Pour de plus amples informations à ce propos, il suffit de consulter la Fiche 18 – Échange de photographie par voie électronique: quelles sont les règles à respecter?

Consultez la fiche

Page publiée le 7 mai 2026